档案库房密集架监控系统介绍

二、规范的主要内容

从结构上看，规范包括 7 章 51 个条目(其中二级条目22个，三级条目29个)，以及4个资料性附录。

规范的内容主要包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、收集、整理与著录、归档与管理。下面分别

介绍其中的主要内容。

第一，规范规定了“模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求”。各级各类社会组织形成的录音录像档案的管理，都可适用该标准。

第二，明确了制订规范所采用的、适用于该标准的规范性引用文件。其中包括：《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38—2008)、《电子档案管理基本术语》(DA/T 58—2014)、《录音录像档案数字化规范》(DA/T62—2017)、《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63—2017)、《电子档案存储用可录类蓝光光盘(BDGR)技术要求和应用规范》(DA/T 74—2019)、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》(DA/T 75—2019)等推荐标准。

第三，对 9 个与录音录像文件和录音录像档案有关的专业术语进行了命名(包括中文名称和英文名称)和定义。这些术语包括：录音录像文件、录音录像电子文件、录音录像档案、件、归档、模拟信号录音录像文件数字副本、模拟信号录音录像文件数字化、原始载体、离线备份载体。

同时，规范规定《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《电子档案管理基本术语》(DA/T58—2014)《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T63—2017)“界定的术语和定义适用于本文件”。规范所定义的9个专业术语中，有四个改写自其他标准，5个属于自定义术语。

第四，规范的“总则”部分，对各单位录音录像文件的归档范围，录音录像档案管理的基本原则、技术支撑，以及录音录像档案的形成部门、档案部门、信息化部门和保密部门的制度建设、责任分工等，做了总述。

规范规定“各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档”;各单位“应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则，从技术与管理两个方面采取措施确保录音录像档案的真实性、完整性、可用性和安全性”;

各单位“应基于电子档案管理系统对录音录像档案进行集中管理和全程管理，电子档案管理系统的建设、管理和安全防范应按照 GB/T 18894—2016 的要求执行”;各单位应建立管理制度，明确相关部门的职责，其中“录音录像文件形成部门负责收集、整理、著录和归档等工作”;

档案部门负责制定录音录像档案管理制度，指导形成部门按要求做好录音录像文件收集、整理、著录和归档工作，负责接收归档的录音录像文件和录音录像档案保存、保管、利用、统计、移交等管理工作;

信息化部门负责为录音录像文件归档和录音录像档案管理提供信息化技术支持;保密部门负责监督涉密录音录像档案的保密管理。另外，规范的“总则”部分还特别强调了“保密管理”，明确要求“涉密录音录像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定”。

第五，规范的第 5 章说明和规定了录音录像文件的收集范围与收集要求。录音录像文件的收集范围可包括四种类型的文件，即记录本单位主要职能和基本历史面貌且具有保存价值的录音录像文件，记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件，执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件，以及其他具有保存价值的录音录像文件。

为了体现“以我为主”的收集思想，规范还细化了记录本单位主要职能和基本历史面貌且具有保存价值的录音录像文件的收集范围，明确了 4 类录音录像文件的收集范围。

其中包括：记录本单位主要职能和基本历史面貌的工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等的录音录像文件，办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动的录音录像文件，上级领导和著名人物来本单位检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关重大活动的录音录像文件，组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等录音录像文件。标准规定的细化，对标准的适用单位来说是非常有利的。 规范的5.1“收集范围”实际上说明了录音录像文件的归档范围。

规范的 5.2“收集要求”实际上说明了录音录像文件的归档质量要求。其中包括1项一般要求和6项具体要求。归档保存的录音录像文件的一般质量要求是：“应客观、系统地反映主题内容，画面完整、端正，声音和影像清晰”。归档保存的录音录像文件的具体质量要求包括：

(1)经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存，录像电子文件应是音频、视频封装为一体的音视频文件。以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材，遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文件应收集、保存。

(2)在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上，应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中，经过系统整理、著录后再归档。

(3)应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换，形成数字副本，按照6.2明确的要求进行著录，建立目录数据库。模拟信号录音录像文件数字化转换的前处理、信息采集、数字化成果验收等按照 DA/T 62—2017 的有关要求执行。

(4)有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的，应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的归档。

(5)应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为 WAV、MP3、AAC 等，音频采样率不低于 44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI 等，视频比特率不低于 8Mbps，珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

(6)重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收集、归档，包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、成立的临时机构印章、证件、礼品、纪念章、场馆设计图等。

采样频率，也称为采样速度或者采样率，定义了每秒从连续信号中提取并组成离散信号的采样个数，它用赫兹(Hz)来表示。44.1kHz就是44100赫兹。

采样频率是指计算机每秒采集信号样本的数量。采样频率越高，在单位时间内计算机得到的样本数据就越多，对信号波形的表示也越精确, 但占用的存储空间也会越大。根据奈奎斯特理论，只有采样频率高于原始信号最高频率的两倍时，才能把数字信号表示的信号还原成为原来的信号。

视频比特率是指每秒传送的比特(bit)数。单位为bps(Bit Per Second)，比特率越高，每秒传送数据就越多，画质就越清晰。Mbps 是 Million bits per second 的缩写，是一种传输速率单位，指每秒传输的位(比特)数量。1Mbps代表每秒传输1000000位(bit)，即每秒传输的数据量为：1000000/8=12500Byte/s。

第六，规范的第6章规定了录音录像文件的整理和著录工作的一般要求和工作内容。规范对录音录像文件提出的一般整理要求是：

(1)以件为管理单位整理录音录像电子文件，整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系，通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系，便于利用和长期保存;

(2)应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体，按照规则为其编号并标示。

规范对归档的录音录像文件的保管期限划分要求是：对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限，保管期限分为永久、定期30年、定期10年，国家或行业主管部门有专门规定的，应从其规定。规范对归档的录音录像文件的分类要求是：可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类。规范对归档的录音录像文件的存储结构与排序要求是：

(1)应在计算机存储器中按分类类目(年度、保管期限)等逐级建立、命名文件夹，在最低一级分类类目文件夹集中存储应归档的录音录像电子文件，由电子档案管理系统或操作系统自动排序，保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。

(2)需以离线方式归档的，应结合计算机文件大小、载体容量等因素适时制作离线归档载体，将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储结构复制到一次写光盘或移动硬盘，并按规则为离线归档载体编号、标示。

规范对与归档的录音录像文件密切相关的重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物等，也提出了原则性要求，即“宜按文书档案有关要求进行整理、编目并归档保存”。

规范对应归档的录音录像电子文件的著录要求是：

(1)按照《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63—2017)的有关要求，基于电子档案管理系统或使用 ET(ET 是金山办公软件 WPS office 的表格文档文件后缀名)、XLS 格式通用电子表格进行著录，对录音录像文件记录的工作活动进行描述，建立目录数据库。

(2)在数字化转换过程中，完成模拟信号录音录像文件数字副本的著录、建立目录数据库等工作。

规范提出了归档的录音录像电子文件的 16 个基本著录项，包括计算机文件名、题名、责任者、摄录者、摄录日期、时间长度、计算机文件大小、年度、工作活动名称、工作活动描述、保管期限代码、密级、原始载体编号、档案门类代码、参见号和著录者。规范要求对每一件归档录音录像电子文件进行著录，著录格式按照《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63—2017)中相应元数据的著录说明执行。

第七，规范的第 7 章说明了录音录像文件的归档和录音录像档案的管理要求和管理内容。规范对录音录像文件的归档要求是：

(1)归档时间—自录音录像文件形成起 3 个月内向档案部门归档，最迟不能超过形成后的次年6月。

(2)归档方式—可采用在线和离线等两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录像电子文件，以在线方式归档;记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体以离线方式归档。

(3)归档程序—按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)中 8.1 给出的电子文件归档程序和要求实施录音录像文件及其元数据的归档，包括清点、鉴定、登记和填写《录音录像文件归档登记表》等步骤。采用在线方式归档的，应基于电子档案管理系统完成归档程序;

以离线方式归档的，由交接双方借助专用计算机手工完成相关步骤(包括清点、核实录音录像电子文件、原始载体及其记录或存储的录音录像文件、目录数据数量的一致性;清点、核实原始载体编号与标示、原始载体是否完好无损并可正常使用;清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量;鉴定、检测录音录像电子文件格式、著录的规范性，录音录像电子文件、原始载体等是否感染计算机病毒;

以离线方式归档的，完成清点、鉴定工作后，应将录音录像电子文件及目录数据导入电子档案管理系统并挂接，建立录音录像文件与目录数据的一一对应关系;由电子档案管理系统为录音录像电子文件赋予唯一标识符，并在管理过程元数据中记录归档登记行为，采集基本结构元数据，生成固化信息;应采集的基本结构元数据应符合《录音录像类电子档案元数据方案》(DA/T 63—2017)的规定，基本结构元数据与《录音录像档案数字化规范》(DA/T 62—2017)第 9章所述技术参数对应关系参见规范的附录表C.3;填《录音录像文件归档登记表》，办理归档手续，等等)。

规范还推荐了录音录像档案的两种档号编制形制，即“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号”和“全宗号-档案门类代码·保管期限代码-年度-件号”。各单位在完成档号编制后，应利用电子档案管理系统自动使用档号为录音录像电子档案重新命名，并更新计算机文件名元数据值。

规范对录音录像电子档案的存储与备份，提出了推荐性的要求。各单位应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统，实施在线存储与近线备份、离线备份，开展日常管理和运行维护。具体要求按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38—2008)、《电子档案存储用可录类蓝光光盘(BDGR)技术要求和应用规范》(DA/T 74—2019)、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》(DA/T 75—2019)执行。

规范对录音录像电子档案的转换和迁移的推荐性要求是：当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时，应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。具体要求按照 GB/T18894—2016 第 10 章的有关规定执行。《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T 38—2008)的 11.1 和11.2对归档光盘的三级预警和性能检测，也做出了明确的技术指标规定。

规范对录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管要求是：应在档案库房配备档案柜等装具，对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外，录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合

(1)做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层;

(2)装盒，竖立存放，避免挤压;

(3)远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离;

(4)保管环境温度选定范围：光盘 17℃～20℃，磁性载体 15℃～27℃，24 小时内温度变化分别不得超过±2℃、±3℃;相对湿度选定范围：光盘20%～50%，磁性载体40%～60%，24小时内相对湿度变化不得超过±5%。

规范对录音录像档案的利用工作提出了原则性要求，即“利用者应在权限允许范围内对录音录像档案进行检索和利用，未经授权不得擅自复制。记录了人物影像、在版权保护期内的录音录像档案的利用应符合国家有关规定”。

规范对录音录像档案的统计工作提出的推荐性要求是：“按照国家有关档案统计工作要求和本单位实际开展录音录像档案室藏量、利用、移交等情况的统计。可按档案门类、年度、保管期限、卷数、件数、字节数、时间长度等计量单位对录音录像档案进行统计。”规范对录音录像档案的移交工作提出的推荐性要求是：“属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案，应依法按期向同级国家综合档案馆移交;符合移交进馆要求的录音录像电子档案自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交，具体要求按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894—2016)第10章并参见《电子档案移交与接收办法》执行。”